回答データの集計・整理とフォームの再利用

※この記事では、フォーム最大の利点とも言える、スプレッドシートとの連携について紹介します。

スプレッドシート直結

全国の先生方、今日もお疲れ様です。
Google Workspace for Education 活用Tips「Google フォーム編」の第５回です。
Google フォームで回答を集めたあと、こんな疑問や悩みを感じたことはありませんか？
「フォームの［回答］タブにあるグラフだけじゃなくて、クラス別に一覧表で集計したい…」
「毎年使うアンケート(欠席連絡や面談希望など)、毎回ゼロから作り直すのは面倒…」

実は、Google フォームとスプレッドシートを「連携(直結)」させると、フォームに回答が入るたびにスプレッドシートの集計結果がリアルタイムで勝手に更新されるようになります。
今回は、前シリーズ「スプレッドシート編」で学んだ知識をフル活用する集計技と、業務効率を何倍にも跳ね上げる「フォームの複製」テクニックをご紹介します。

1. フォームとスプレッドシートを「直結」させる

フォームの回答データをスプレッドシートへ送る設定は、たったの２ステップです。

【設定手順】
1. フォーム上部の ［設定］ タブをクリックします。
2. 右上にある ［スプレッドシートにリンク］(緑色のアイコン) をクリック。
3. 「新しいスプレッドシートを作成」を選び、［作成］を押します。

これだけで、フォームに回答が届くたびに、自動で新しい行が追加されてデータが蓄積される専用シート(フォームの回答 １)が完成します。

2. 『COUNTIF』関数で「自動集計ダッシュボード」を作る

スプレッドシート編(第４回)で習った COUNTIF(カウントイフ)関数 を別シートで組み合わせます。

たとえば、集計用シートを作って以下の式を入力しておきます。

=COUNTIF(‘フォームの回答 1’!B:B, “1組”)

こうしておけば、保護者や生徒がフォームから回答を送信した瞬間に、集計表の「１組の提出人数」の数字がポッと自動で増えます。先生が集計ボタンを押す必要すらありません。

3. 業務を資産化する「フォームの複製＆共同編集」

一度苦労して作った「良いフォーム」は、来年や他の先生にも使い回しましょう。

フォームの複製(来年度もそのまま使う):
右上の ［点３つアイコン］＞［コピーを作成］ を押すだけ。 過去の回答データをリセットした状態で、同じ質問構成の新しいフォームが一瞬で作れます。

他の先生と共同作成(学年・分掌でシェア):
右上の ［点３つアイコン］＞［共同創作者を追加］ から同僚の先生のメールアドレスを追加すれば、一緒に編集や確認ができます。

今日のミニ校務ワーク (所要時間: 3分)

フォームとスプレッドシートを連携させてみましょう。

課題: 回答データをスプレッドシートに送ろう
1. これまで作ったGoogle フォーム(または新規フォーム)を開きます。

2. 上部の ［回答］タブ を開き、右上の ［スプレッドシートにリンク］(緑色アイコン)を押します。

3. ［作成］を押して、新しく開いたスプレッドシートを確認します。

4. フォームの ［目のマーク(プレビュー)］ からテスト送信してみましょう。

★ここをチェック！
スプレッドシートの画面を開いたままフォームを送信すると、数秒後にノーアクションで新しい行がすっと追加されましたか？
この「直結感」こそがクラウド校務の醍醐味です。

10歳からわかる「まとめ」

いかがでしたか？

「入力(フォーム)」と「集計(スプレッドシート)」が直結することで、毎回の集計作業は完全にゼロになります。さらに、作ったフォームを複製して来年へ引き継げば、校務の引き継ぎも一瞬で終わります。

いよいよ次回はGoogle フォーム編の最終回(第６回)です。
「業務自動化の極み。フォーム送信時にメールやLINEへ自動通知する小技」 をお届けします。お楽しみに。

正・反・合

今回のまとめとして、「一度作った仕組みは、職員共通の『永久資産』にする」というお話をしました。
実はこれこそが、学校全体の校務削減を進める上で一番の鍵になるのではないかと私は考えています。
学校現場を見渡してみると、複数の先生がお互いに気づかないまま、まったく同じアンケートや資料を一から作成している場面に出くわすことがあります。また、過去に誰かが作ってくれた素晴らしいフォームやシートの存在を知らないまま、また同じものをゼロから作り直してしまう…なんていうのも、本当にもったいない無駄ですよね。
「どこに何があるのか」「誰が今、どんな仕組みを作っているのか」を見える化し、みんなで共有して使い回す。
一人ひとりが作った便利さを学校全体の「資産」として残していくことで、無駄な作業時間はどんどん削られていきます。そして、そこで浮いた貴重な時間を、子どもたちと向き合う大切な時間へと変えていきましょう。

*本原稿は、ジェミ兄さんとの対話を基に構成されました。

※この記事では、フォーム最大の利点とも言える、スプレッドシートとの連携について紹介しました。