フォームで校務の「受付作業」をゼロに

※今回から、【フォーム編】がスタートします。

紙の集計はもうおしまい
1. フォーム導入で校務が変わる！3つの強み
2. 明日から使える！学校現場での活用アイデア
今日のミニ校務ワーク (所要時間: 3分)
10歳からわかる「まとめ」
正・反・合

紙の集計はもうおしまい

全国の先生方、日々の校務に授業準備、お疲れ様です。
前回の「スプレッドシート編(全６回)」に続き、今回から新章「Google フォーム編」がスタートします。
突然ですが、先生方は日頃こんな「紙を使う手作業」に追われていませんか？
・毎朝の電話連絡や連絡帳の確認: 欠席・遅刻連絡をメモして学年連絡板に書き写している…
・保護者アンケートの回収: 提出された紙を集め、正の字を書いて電卓で集計している…
・行事の参加希望調査: 誰が未提出かを名簿と照らし合わせて手作業でチェックしている…
これらの「受付・回収・集計」の作業、Google フォームを使えばすべて「自動」で終わります！
今回は、Google フォームを導入することで先生方の校務がどう劇的に変わるのか、その魅力とメリットをお伝えします。

1. フォーム導入で校務が変わる！3つの強み

Google フォームは、Web上で簡単にアンケートや回答フォームを作成できるツールです。校務に導入する最大のメリットは次の３つです。

① 回答された瞬間、集計が「瞬時に」終わる
紙の集計で一番大変なのは「集計(数え上げ)」ですよね。
Google フォームなら、回答が集まった瞬間に自動でパイグラフや棒グラフに可視化されます。先生が電卓を叩く必要はもうありません。

② スマホから24時間入力OK → 保護者も先生もラク
アプリのインストールは不要。URLやQRコードを共有するだけで、保護者や児童生徒は自分のスマホやタブレットからいつでも回答できます。
「連絡帳を忘れた」「紙を紛失した」といったトラブルも一気に減ります。

③ スプレッドシートへ「全自動データ転送」
「スプレッドシート編」で学んだ知識がここで大活躍します。
ボタンひとつで、集まった回答データがスプレッドシートへリアルタイム送信されます。前シリーズで紹介した COUNTIF 関数や FILTER 関数と組み合わせれば、クラス別の集計や未提出者リストの抽出まで完全自動化ができます。

2. 明日から使える！学校現場での活用アイデア

「アンケート以外に何に使えるの？」という先生へ、特に効果の高い活用例です。

①欠席・遅刻・早退連絡フォーム(朝の忙しさを解消)
保護者が朝7時までにスマホで入力。先生は職員室の画面を見るだけで一発確認できます。

②保護者面談の希望日程調査(入力漏れ防止)
回答結果が一覧で揃うため、日程の調整作業が圧倒的にラクになります。

③授業の「振り返りカード」(児童生徒の思考を可視化)
毎時間の終わりに感想や理解度を入力。クラス全体の状況がその場で把握できます。

今日のミニ校務ワーク (所要時間: 3分)

百聞は一見に如かず。さっそく、一番シンプルな「欠席連絡フォーム」を作ってみましょう。

課題: ３分でできる「欠席連絡フォーム」
1. Google ドライブを開き、［+ 新規］＞［Google フォーム］をクリックします。

2. 左上の「無題のフォーム」を「欠席連絡フォーム」に書き換えます。

3. 最初の質問に以下のように入力してみましょう。
　質問のタイトル: 児童(または生徒)のお名前
　質問の形式: ［記述式］を選択
　右下の［必須］スイッチをON(青色)にします。

4. 右側の「+」ボタン(質問を追加)を押し、2つ目の質問を作ります。
　質問のタイトル: 欠席の理由
　質問の形式: ［チェックボックス］または［ラジオボタン］を選択
　選択肢に体調不良、家事都合などと入力します。

★ここをチェック！
画面右上の［プレビュー(目のマークアイコン)］を押してみましょう。
保護者が見る画面が表示され、実際に文字を入力して「送信」を押す体験ができますよ。

10歳からわかる「まとめ」

入口(フォーム)から出口(シート)まで自動化しましょう

いかがでしたでしょうか？
スプレッドシートが「データを整理・管理するツール」だとしたら、Google フォームは「データを自動で集めてくるロボット」です。
「集める作業」と「集計する作業」をどちらも自動化して、先生の時間を一気に生み出していきましょう。

次回(第２回)は、「押し間違い・入力ミスを防ぐ！スマートな質問作成と回答の検証」をお届けします。お楽しみに！

正・反・合

皆さんの中には、「Google フォームって、アンケートを作るときに使うものでしょ？」と思っている人がいませんか。
確かにアンケートを作るときに使いますね。あるいは、生徒に出す小テストを作るのに活用している先生も多いでしょうか。
でも、実はフォームの使い道は、皆さんの工夫次第で他にもたくさんあるのです。
例えば、「先生自身の『ちょっとしたメモ・記録』の置き場」にするのはいかがでしょう。日々の児童生徒の様子で気づいたことや、校務分掌で出たアイデアなど、メモしたいことはたくさんありますよね。でも、付箋に書いてなくしたり、手帳に書いてどこに書いたか分からなくなったり…。そこで、自分専用のシンプルな入力フォームを作っておいたらどうでしょうか。スマホのホーム画面にショートカットを置いておけば、ワンタップで入力画面が開き、メモした内容はすべて自動でスプレッドシートに蓄積されます。手帳を忘れてもスマホさえあれば記録できますし、あとから見返すのも検索一発で終わります。
Google フォームは、「誰かから情報を集める」だけでなく、「自分の未来の時間を生み出す」ための、自分だけの最強のメモツールにもなり得るのです。
ぜひ、皆さんの自由な発想で、フォームの可能性を広げてみてはいかがでしょう。

*本原稿は、ジェミ兄さんとの対話を基に構成されました。

※今回から、【フォーム編】がスタートしました。