Excelと何が違う？

※この記事から、しばらく、Googleの各ツールを使いこなすためのTipsを紹介します。まずは【スプレッドシート編】からスタートします。

スプレッドシートが校務の「面倒」を劇的に減らす

全国の先生方、日々の校務に授業準備、本当にお疲れ様です！
今回から始まる新章のテーマは「Google Workspace for Education の使い方Tips」です。
記念すべき第１回は、校務や授業で毎日触るキーツール、「Google スプレッドシート」を取り上げます。
「スプレッドシートって、要はExcel(エクセル)のWeb版でしょ？」と思っている先生、実は半分正解で半分もったいない認識です！
スプレッドシートの本当の価値は、単なる「計算表」ではなく、「全員の作業時間を一気に減らすリアルタイム共有ツール」である点にあります。
今回はまず、スプレッドシートを校務に導入することで、先生方の日常がどう変わるのか。Excelとの決定的な違いとメリットをお伝えします！

校務の「あるある」を解消！Excelとの３大相違

これまでパソコンのデスクトップで使っていたExcelと、ブラウザ上で動くGoogle スプレッドシート。見た目はそっくりですが、裏側の仕組みが根本的に違います。
① 「最終版_修正2_確定.xlsx」から完全脱却！
Excelで学年や分署のファイルを回覧したとき、こんなことになりませんか？
「誰かがファイルを開いていて読み取り専用で編集できない…」
「どれが最新版だか分からなくなってしまった…」
スプレッドシートなら、ひとつのファイルを全員で同時に編集できます。
「〇〇先生の入力待ち」という無駄な待ち時間はゼロに。ファイルも常に１つだけなので、どれが最新か迷うこともありません。

② 上書き事故も怖くない！「変更履歴」で過去に戻せる
「うっかり大事な数式を消しちゃった…」「過去のデータを上書きして保存しちゃった！」というトラブルも、スプレッドシートなら問題ありません。
スプレッドシートは自動保存です。さらに「ファイル」＞「変更履歴」を開けば、「誰が・いつ・どこを修正したか」がすべて記録されているため、数クリックで元の状態に復元できます。

③ Google フォームとの「超」強力な連動
保護者アンケートや児童生徒の振り返りカードなど、Google フォームで集めた回答は、ボタンひとつでスプレッドシートにリアルタイム集計されます。
集計用紙からExcelへ手入力で打ち直す作業は、もう過去のものです！

明日から使える！校務時短の具体イメージ

「実際、どんな場面で使えるの？」という先生へ、代表的な活用例を３つご紹介します。
①行事の役割分担・準備チェックリスト(同時編集)
学年主任がベースを作り、学年団の先生が同時に自分の担当を入力。５分で分担表が完成します。

②集金確認・提出物チェック(トラブル防止)
変更履歴が残るため、「いつ・だれが確認を入れたか」が明確になり、確認漏れを防げます。

③授業での児童生徒の意見集約(即時可視化)
班ごとの調べ学習のまとめや実験データを一覧化。クラス全体のデータをプロジェクターでパッと共有できます。

今日のミニ校務ワーク (所要時間: 1分)

習うより慣れろ！さっそく、スプレッドシートの「タイムマシン機能」を体感してみましょう。

【手順】
①新しいスプレッドシート(または適当な既存ファイル)を開きます。
②A1のセルに「あいうえお」と打ち込んでみてください。
③次に、その文字をわざと消して「かきくけこ」と上書きします。
④画面上のメニューバーから ［ファイル］＞［変更履歴］＞［変更履歴を表示］ をクリック！

★ここをチェック！
画面右側に履歴パネルが出てきましたか？ 過去の日時をクリックすると、「さっき消した“あいうえお”」が緑色で復元可能状態になっているはずです。
「あ、これなら上書き事故が起きても大丈夫だ！」という安心感を、ぜひ味わってみてくださいね。

10歳からわかる「まとめ」

スプレッドシートは「時間を生み出すツール」
スプレッドシートを使いこなす第一歩は、関数やマクロを覚えることではありません。
「みんなでひとつのファイルに入力して、共有する」という感覚に慣れることです。
これだけでも、週に何時間もあった「データの集約作業」や「確認作業」が劇的に減り、子どもたちと向き合う時間や、早く帰宅するための時間を生み出すことができます。

次回からは、「脱・初心者！入力作業をラクにする基本操作」と題して、今日から使える小技(チェックボックスの設置やセル内改行など)をお届けします！

正・反・合

このシリーズは、ほとんどジェミ兄さんが「ひとりで！」書いてくれるようなものです。そこで、私は、各回最後に何かひとつ、中身に関連して、皆さんに議論を「ふっかけ」たいと思います。ぜひ、反論をお寄せくださいませ。

今日改めて実感したことは、ExcelとSpreadsheetsの開発発想の違いです。一人で作業するならExcelでもいいけれど、何人かで共同で作業するならSpreadsheetsが便利だろう、と思います。学校という組織に関してよく耳にするのが「横展開が少ない、なかなか発生しづらい」という噂です。何か良い仕組みを考え付いた教師が同僚に「どうぞ、よかったらこれ使ってください」と申し出ても、なかなか広がっていきづらいというのです。面白いのは、本人が「隠したり独り占めしようとしたりしているのではない」という点です。「一緒に利用しましょう」が、本当に通らないのだとすれば、それは何故なのでしょう。とはいえ、その理由は大事ではありません。考える前に動けばいいだけです。その点で、「最初から一緒に作りましょう」のGoogle発想は、一石を投じることになるかもしれませんね。どうでしょう。

*本原稿は、ジェミ兄さんとの対話を基に構成されました。

※この記事から、しばらく、Googleの各ツールを使いこなすためのTipsを紹介します。まずは【スプレッドシート編】からスタートしました。